Comunicar consiste en ayudar a la gente a comprender algo que, a primera vista, podría parecer complicado. Y nada es más complicado que crear, organizar y producir un evento que será visto por muchas personas. El objetivo principal de una buena comunicación de eventos es conectar todos los puntos de lo que se debe comunicar a la audiencia y construir una narrativa de una experiencia única en torno a esa información.
El productor de eventos es responsable de toda la logística del evento, desde su concepción y gestión de recursos hasta otras funciones, y la comunicación puede involucrar a este profesional. Su deber es contribuir con precisión y objetividad a satisfacer las necesidades comunicativas del evento.
En estos momentos, dividir y vencer es fundamental para crear una estrategia de comunicación eficiente, evitando al máximo la información contradictoria y los cuellos de botella. Para guiarte en el proceso de comunicación de eventos, he resumido cuatro puntos esenciales para ti, el primerizo.
¡Define claramente tu identidad visual!
¿Qué ambiente quiere transmitir su evento? ¿Es más relajado, pero conservador? ¿Qué elementos visuales conectan mejor con su público? Todas estas preguntas guían el diseño visual de su evento y la concepción de los materiales online y offline que se entregan.
Consejo: ¡Crea un tablero de estado de ánimo con referencias visuales que puedan ayudarte a crear un concepto!
Tono de Voz e Identidad Verbal, ¡la energía de tu evento!
Conocer cómo se comunica tu audiencia puede ser de gran ayuda; subtítulos animados y divertidos que transmitan el tono y el humor de tu evento y acerquen a tu audiencia a tu propuesta de valor, hagan bromas, interactúen y busquen no solo comunicarse sino conversar con tu audiencia.
La estrategia es el alma de tu evento
De nada sirve tener una excelente comunicación si tu estrategia de comunicación no está alineada con los objetivos de los organizadores del evento. Conoce cada detalle que necesita ser comunicado a la audiencia; con esta información, sabrás cómo generar curiosidad y atraer a tu evento.
Experiencia
Los productores de eventos venden experiencias; tu entrada al evento, el servicio que recibes, el line up de espectáculos (si lo hay, por supuesto) ¡pueden ser utilizados como detonantes para agregar valor y diferenciar tu evento, generando engagement con tu propuesta de valor!
Ha alineado todos estos puntos, sabe exactamente qué comunicar y cómo, ahora es el momento de ponerse manos a la obra y superar cualquier ruido que pueda surgir.
La comunicación para eventos lamentablemente no es una receta infalible; lo que se ha ofrecido son algunas pautas simples que pueden ayudarle en el proceso de comunicación, pero cada evento enfrenta desafíos de comunicación que pueden y deben superarse con la gestión de crisis.
